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    • Comment maintenir un système d'approvisionnement et de paiement efficace
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Procure to Pay

 by PhD Business Solutions

 

Solution logicielle pour le cycle de vie des Achats et l'ensemble du processus Procure to Pay.

Digitalisez et automatisez l'ensemble de vos processus d'approvisionnement, maitrisez l'ensemble de votre processus budgétaire, la gestion de vos approbations d'achats et vos paiements...

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Renforcez le contrôle de vos processus achats

tout en réduisant les coûts et les risques

Que vous souhaitiez Digitaliser partiellement ou totalement vos processus d’achats, la solution logiciel Procure to Pay de PhD Business Solutions vous permet de réaliser de réelles économies et rend plus productive vos équipes...

La saisie ou re saisie manuelle de données Achats dans votre système de gestion (ERP/FRP) a pour conséquence directe de générer des erreurs et de l'inefficacité sur l'ensemble de votre chaine d'approvisionnement. Procure to Pay by PhD Business Solutions vous permet d'automatiser l'ensemble du cycle de vie de vos Achats, de la construction de tre exercice budgétaire jusqu'à la gestion du processus de comptabilité fournisseur. Notre solution permet la classification, l'approbation et la validation de toute nature de document entrant dans la constitution de tout processus P2P. La gestion des rôles permet d'attribuer facilement les limites d'approbation par collaborateur et service. Les demandes d'Achats suivent les chemins que vous avez définis facilitant l'approbation des demandes jusqu'à son aboutissement. Les achats réalisés sont reçus et les factures établies et approuvées pour paiement tout au long du ou des processus définis...

Procure to Pay by PhD Business Solutions

 

Procure to Pay est la solution logicielle entièrement dédiée à la gestion du processus Procure to Pay (P2P)

intègrant l'ensemble du système Achats et de la Comptabilité Fournisseurs

de la gestion des commandes à la conformité Achats, de la réception jusqu'à la facturation et le paiement...

Achats Stratégiques

Achat Stratégique

Identification des projets et des fournisseurs,  évaluation et sélection

Améliorer la façon dont l’entreprise achète les biens et les services. Identification des projets d'Achats, Identification & Sélection des fournisseurs...

Gestion des Contrats

Gestion des Contrats

Négociation, Exécution, Gestion

Diminuer les temps de traitement des Achats, S'assurer de la confidentialité de la relation commerciale mise en oeuvre et des informations juridiques associées, Générer des d’économies par le contrôle des dates de contrats, Diminuer le niveau de risque...

Demandes d'Achats

Processus de Demandes

Création, Traitement & Automatisation

Dématérialisez complète du processus Achats, de l’expression de besoin jusqu'à la facturation, Centralisez des demandes afin d'éviter les achats sauvages, Automatisation du process de validation et des engagements budgétaires, Rapprochez des commandes, réceptions et factures, Intégration des flux comptables et budgétaires...

Gestion des Budgets

Gestion des Budgets

Gestion, Analyse budgétaire, Elaboration budgétaire, Prévisions

Pas facile de mettre en œuvre tout ou partie de sa stratégie Achats sans un process de collecte, de traitement, d’adaptation et de mise en forme du processus budgétaire. Cela fait plusieurs années que cette période de l’année cannibalise 2 à 3 mois de votre exercice fiscal ? Si votre périmètre a changé et que les reporting périodiques deviennent irréalisables (extractions comptables interminables, feuilles Excel qui explosent, chiffres non réconciliables,…) le choix d'une solution Procure to Pay devient indispensable...

Approvisionnements Achats

Approvisionnement & Achats ponctuels

Performance fournisseurs, Création des BC, Réception de marchandises

Le choix du fournisseur approprié ne se résume pas à la lecture d'une simple liste de prix. Ce choix dépend de multiples facteurs tels que le rapport qualité-prix, la fiabilité et le service. La stratégie de votre entreprise influera directement sur la façon dont vous apprécierez ces différents facteurs...

Gestion des Paiements

Gestion des Paiements

Dématérialisation des factures, Rapprochement & traitement, gestion des bons à payer

Dans le traitement de vos factures fournisseurs, la validation est un processus couteux. Factures perdues ou bloquées, multiples niveaux d’engagements requis en fonction des seuils de dépense, valideurs géographiquement distants ou en congés...

Résultat, les délais de paiement s’allongent et votre entreprise s’expose à des situations de litiges avec ses fournisseurs. Automatiser les bons à payer réduit et sécurise votre cycle de validation...

Administration Centralisée

Votre projet Procure-to-Pay implique dans sa mise en oeuvre et son exploitation la DSI de votre entreprise.

Par un paramétrage centralisé et des habilitations contrôlables tout au long de la chaine de décision du process Achats, Procure to Pay bu PhD Business Solutions met à disposition des équipes en charge de la sécurité de votre infrastructure informatique tout les outils indispensables à la sécurité des process P2P...

Administration Centralisée
Tableau de bord

Tableau de bord

En proposant un ensemble de d''outils déidés à l'évaluation de votre process Achats, Procure-to-Pay by PhD Business Solution facilite la production de rapports et de tableaux de bords personnalisés et anticiper au plus juste les ajustements indispensables à la performance de votre entreprise...

Gestion des Budgets

Négocier son prévisionnel et obtenir l’ensemble des ressources dont votre organisation aura besoin l'an prochain reste un exercice toujours incertain...

Pas facile de mettre en œuvre tout ou partie de ces conseils sans un process de collecte, de traitement, d’adaptation et de mise en forme du processus budgétaire. Cela fait plusieurs années que cette période de l’année cannibalise 2 à 3 mois de votre exercice fiscal ? Si votre périmètre a changé et que les reporting périodiques deviennent irréalisables (extractions comptables interminables, feuilles Excel qui explosent, chiffres non réconciliables,…), suivez les 8 points énoncés ci-avant pour faire investir votre direction générale dans un véritable outil de gestion des budgets et engagements...

Gestion des Budgets
Gestion des Tâches

Gestion des Tâches

La mise en oeuvre d'un process Procure-to-Pay performant passe par la capacité donnée à votre solution logicielle de communiquer sur l'ensemble des intervenants directement partie prenante dans un process. Ainsi, Procure to Pay by PhD Business Solutions alertes au bon moment les bonnes personnes pour la bonne prise de décision...

Gestion des Engagements

Dans le prolongement de la gestion budgétaire,

la réduction des coûts est une volonté naturelle de toute entreprise. Différents moyens permettent d'y parvenir mais la gestion des dépenses est la solution ayant démontrée son efficassité. La gestion des engagements permet la réduction et le suivi des dépenses tout en ayant une vision globale des dépenses avant leur engagement...

Gestion des Engagements
Gestion des Contrats

Gestion des Contrats

Les contrats sont les fondements de votre relation professionnelle. Pour optimiser la bonne compréhension des obligations qui régissent deux organisations, il est indispensable de proposer aux équipes en charge de la gestion des contrats dans l'entreprise, des solutions numériques. 

Oubliez les armoires de stockages et les allées fraîches des sous-sols de l'entreprise et rendez la gestion de vos contrats performante. 

Consultable par tous les services de l'entreprise, la gestion de vos contrats devient accessible pour les Achats, les Ressources humaines, le service Jridique, le Commerce, la DSI ou la Comptabilité. 

Traitement des Factures

La loi de finances 2020 prévoit que toutes les factures émises entre assujettis à la TVA (y compris les micro-entreprises) soient émises sous forme électronique, et les données figurant sur ces factures transmises électroniquement à l'administration. 

Cette nouvelle obligation sera mise en place progressivement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025 afin de lutter contre la fraude à la TVA. L’Etat planche d’ailleurs sur une offre de service qui offrirait, grâce à la collecte des informations mentionnées sur les factures, une déclaration de TVA pré remplie dès lors qu’elle est effectuée en ligne.

Gestion des Bons à payer

Gestion des Bons à payer

Dans le traitement de vos factures fournisseurs, la validation est un processus couteux. Factures perdues ou bloquées, multiples niveaux d’engagements requis en fonction des seuils de dépense, valideurs géographiquement distants ou en congés...

Résultat, les délais de paiement s’allongent et votre entreprise s’expose à des situations de litiges avec ses fournisseurs. Automatiser les bons à payer réduit et sécurise votre cycle de validation...

GED - Gestion Electronique des Documents

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire ! Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble être une alternative évidente...

 

Procure-to-Pay by PhD Business Solutions intègre tout au long de sa chaîne de production et de traitement de l'information un outil puissant prenant en charge directement les opérations de gestion des documents...

Profitez des nombreux avantages liés

à l'automatisation des processus Procure to Pay

en déployant Procure to Pay, solution logicielle experte et collaborative à destination des Directions Achats et Comptabilité

  Créez les processus Procure to Pay associés à toutes vos catégories de biens et services

Ergonomie & souplesse de déploiement maximisent l'utilisation de votre solution P2P

Supprimez les dépenses hors budget et identifiez les dépenses secondaires

  Minimisez la durée des traitements et supprimez tout écart entre commandes et factures

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Notre solution de gestion d'approvisionnement Procure to Pay permet la mise en conformité et le contrôle de vos dépenses...

Un process Achats parfaitement intégré à votre système d'informations...

Un process Achats parfaitement intégré à votre système d'informations...

Des processus d'approvisionnement maîtrisés, simples d'utilisation...

Des processus d'approvisionnement maîtrisés, simples d'utilisation...

Un contrôle des dépenses sur budgets entièrement automatisée...

Un contrôle des dépenses sur budgets entièrement automatisée...

Un Workflow de validation conforme à votre chaine d'habilitation...

Un Workflow de validation conforme à votre chaine d'habilitation...

Contrôle des achats, y compris des services de gestion complexes 

Contrôle des achats, y compris des services de gestion complexes 

Une gestion des processus de paiement sécurisé et hiérarchisée...

Une gestion des processus de paiement sécurisé et hiérarchisée...

Une Gestion Electronique de Documents (GED) parfaitement intégrée sur la globalité de votre process Procure to Pay...

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Quelles Étapes critiques la DAF doit connaître dans l'automatisation du processus Procure to Pay 

Procure to Pay : Les clés de la réussite de son projet...

Avant la pandémie, les stratégies visaient à gagner du temps et à réduire les dépenses. A présent, des budgets, des méthodes et des modèles commerciaux sont élaborés chaque semaine alors que les équipes financières se démènent pour maintenir l'entreprise à flot.

Pour contrôler les dépenses, de nombreux dirigeants veulent la transparence dans tous les aspects du processus financier et des recommandations basées sur les tendances et les données. Dans une telle situation, un nombre croissant de directeurs financiers cherchent à moderniser leur processus Procure to Pay.

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L'importance du plan d'approvisionnement dans le processus Procure to Pay 

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Procure-to-Pay : Comment optimiser son processus d'approvisionnement...

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Les clés de la réussite de son projet Procure-to-Pay.

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Procure-to-Pay : Élément pivot de la digitalisation du processus d’achats

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Evaluer l'impact commercial d'un projet Procure-to-Pay

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Pourquoi automatiser son processus Procure to Pay ?

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Aujourd’hui, PhD Business Solutions compte plusieurs centaines de clients et plusieurs milliers d’utilisateurs en France (Métropolitaine, DOM/TOM) et en Afrique Francophone (Sénégal, Congo, Gabon, Cameroun, Mali, Côte d’ivoire, Guinée…) sur l'ensemble de ses offres.

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