Procure to Pay : Comment optimiser son processus d'approvisionnement...

Processus d'approvisionnement : Fonctions et responsabilités

Grâce à la mise en place d'un plan d'approvisionnement, les principaux problèmes liés à la chaine d'approvisionnement peuvent être minimisés. Les conditions sont déjà négociées avec vos fournisseurs, une liste de prix principale est attachée à chaque dossier et les protocoles qui régissent vos bonnes relations avec vos fournisseurs sont clairement définis. Mais avant de plonger dans les détails du processus Procure-to-Pay (P2P), il est important de développer et d'approfondir la bonne compréhension du fonctionnement de l'approvisionnement en tandem avec son partenaire, le service en charge des comptes fournisseurs, afin d'organiser et d'exécuter toutes les phases du processus d'approvisionnement jusqu'au paiement.

Procure-to-Pay : Flux de processus

Bien qu'il puisse provenir de l'approvisionnement, le processus d'approvisionnement jusqu'au paiement fait partie intégrante du processus des comptes fournisseurs. Du bon de commande d'origine jusqu'au paiement de la facture finale, les membres de l'équipe des achats et des comptes fournisseurs ont tout intérêt à s'assurer que chaque processus est bien optimisé pour des économies, une efficacité et une valeur ajoutée optimale.

Le processus Procure-to-Pay (P2P) peut être subdivisé en trois phases principales, placées dans une boucle répétitive qui, idéalement, s'améliore à chaque itération :

• Le processus de commande d'achat
• Les demandes d'achat sont créées et approuvées.
• Les fournisseurs sont évalués et sélectionnés.
• Les bons de commande sont émis pour les biens et services requis.

• Le processus de réception
• Les biens et services sont reçus ou exécutés.
• Pour les marchandises, les documents de réception sont examinés et enregistrés.

• Le processus d'approbation des factures
• Les factures sont reçues.
• Les factures sont rapprochées et vérifiées par recoupement avec le bon de commande d'origine et les documents de réception (correspondance à trois).
• Les erreurs sont enregistrées et corrigées.
• Les factures approuvées sont payées.

Lorsque les deux acteurs clés disposent des outils dont ils ont besoin pour analyser et optimiser leurs dépenses, la gestion des fournisseurs et l'efficacité du flux de données, ils peuvent forger un processus P2P véritablement source d'économies et de valeur pour leurs organisations.