Procure to Pay

by PhD Business Solutions

Solution logicielle pour le cycle de vie des Achats et l'ensemble du processus Procure to Pay.

Digitalisez et automatisez l'ensemble de vos processus d'approvisionnement, maitrisez l'ensemble de votre processus budgétaire, la gestion de vos approbations d'achats et vos paiements...

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Procure to Pay by PhD Business Solutions

Solution logicielle dédiée à la gestion

du cycle de vie des Achats

Les processus Achats sont des éléments directement impactés par des marchés toujours plus concurrentiels. La réduction des couts est un élément de la performance Achats et celle de l'entreprise. Ainsi, l’automatisation du cycle fournisseur et la dématérialisation des factures sont amenées à devenir la norme.

Le Procure-to-Pay est un processus global qui englobe une succession de multiples activités. Plusieurs étapes s’intègrent dans un workflow s'adaptant chaque structure autour de ses propres procédures (sous-étapes supplémentaires, définition du degré d'automatisation des activités...).

Sélection des fournisseurs (en adéquation avec la nature des biens ou services recherchés, dans le respect du budget évalué)
L’établissement du contrat fournisseur (différentes phases de négociation visant à obtenir les conditions d’exécution et les tarifs attendus)
La demande d’achat (confirmée et exécutée via bon de commande).
La réception des commandes (contrôlées afin de s’assurer de leur conformité avec la demande initiale)
Le rapprochement des factures (par les équipes comptables pour le rapprochement des factures entrantes)
Le paiement des factures (conformément aux modalités prédéfinies)

Achat Stratégique

Identification des projets et des fournisseurs, évaluation et sélection

Améliorer la façon dont l’entreprise achète les biens et les services. Identification des projets d'Achats, Identification & Sélection des fournisseurs...

Gestion des Contrats

Négociation, Exécution, Gestion

Diminuer les temps de traitement des Achats, S'assurer de la confidentialité de la relation commerciale mise en oeuvre et des informations juridiques associées, Générer des d’économies par le contrôle des dates de contrats, Diminuer le niveau de risque...

Processus de Demandes

Création, Traitement & Automatisation

Dématérialisez complète du processus Achats, de l’expression de besoin jusqu'à la facturation, Centralisez des demandes afin d'éviter les achats sauvages, Automatisation du process de validation et des engagements budgétaires, Rapprochez des commandes, réceptions et factures, Intégration des flux comptables et budgétaires...

Procure to Pay by PhD Business Solutions

Procure to Pay est la solution logicielle entièrement dédiée à la gestion du processus Procure to Pay (P2P) intègrant l'ensemble du système Achats et de la Comptabilité Fournisseurs de la gestion des commandes à la conformité Achats, de la réception jusqu'à la facturation et le paiement...

Gestion des Budgets

Gestion, Analyse budgétaire, Elaboration budgétaire, Prévisions

Pas facile de mettre en œuvre tout ou partie de sa stratégie Achats sans un process de collecte, de traitement, d’adaptation et de mise en forme du processus budgétaire. Cela fait plusieurs années que cette période de l’année cannibalise 2 à 3 mois de votre exercice fiscal ? Si votre périmètre a changé et que les reporting périodiques deviennent irréalisables (extractions comptables interminables, feuilles Excel qui explosent, chiffres non réconciliables,…) le choix d'une solution Procure to Pay devient indispensable...

Approvisionnement & Achats ponctuels

Performance fournisseurs, Création des BC, Réception de marchandises

Le choix du fournisseur approprié ne se résume pas à la lecture d'une simple liste de prix. Ce choix dépend de multiples facteurs tels que le rapport qualité-prix, la fiabilité et le service. La stratégie de votre entreprise influera directement sur la façon dont vous apprécierez ces différents facteurs...

Gestion des Paiements

Dématérialisation des factures, Rapprochement & traitement, gestion des bons à payer

Dans le traitement de vos factures fournisseurs, la validation est un processus couteux. Factures perdues ou bloquées, multiples niveaux d’engagements requis en fonction des seuils de dépense, valideurs géographiquement distants ou en congés...

Résultat, les délais de paiement s’allongent et votre entreprise s’expose à des situations de litiges avec ses fournisseurs. Automatiser les bons à payer réduit et sécurise votre cycle de validation...

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Pourquoi Digitaliser votre processus Procure to Pay

Pour contrôler les dépenses, de nombreux dirigeants veulent de la transparence dans tous les aspects du processus financier et des recommandations basées sur les tendances et les données. C'est pourquoi un nombre croissant de directeurs financiers cherchent à moderniser les procédures de passation de marchés.

L'automatisation de la méthode "achat-paiement" ne signifie pas qu'il faille remplacer complètement le système ERP. Il s'agit de tirer parti des nouvelles technologies pour optimiser l'achat et le paiement des biens/services d'une organisation.

Le Procure to Pay pour Gagner du temps

L'automatisation de l'approvisionnement prend en charge les tâches manuelles qui consomment du temps, tel que l'impression, la numérisation, le classement et la saisie manuelle des données. En outre, les factures sont acheminées électroniquement pour approbation, ce qui évite aux collaborateurs de courir après les signataires. Dans ses conditions, plus de 85 % des factures sont payées sur la base de conditions connues et le service achats ne gère que les factures comportant des exceptions...

Le Procure to Pay pour Réduire ses dépenses

L'automatisation et la modernisation des processus Procure to Pay permettent à la direction générale de mieux comprendre les performances de l'entreprise. Elle permet de procéder à des achats avec des dépenses préapprouvées dans différentes catégories afin d'avoir un contrôle maitrisé des dépenses et pouvoir ainsi acheter des articles auprès de fournisseurs privilégiés pour éviter les dépenses inconsidérées.

Les détails sur les performances des fournisseurs sont facilement accessibles et les statistiques facilitent la maitrise des paiements anticipés ou les frais de retard. Tous ces détails permettent aux professionnels de la finance de négocier pour obtenir de meilleurs prix, d'empêcher les fournisseurs de surfacturer et de déployer de meilleures stratégies en matière de dépenses...

Le Procure to Pay pour Réduire les risques d'erreur

Outre les économies réalisées, le risque d'erreur est considérablement réduit. Dans les cas où la procédure est entièrement automatisée, l'erreur humaine est totalement éradiquée. Les cas d'erreur humaine dans le cadre d'un processus P2P traditionnel comprennent le paiement d'un montant incorrect, la duplication de factures, et bien plus encore...

Découvrez comment nos solutions Procure to Pay ont aidé la Chambre de Commerce et d'Industrie de Papeete (CCISM) à réaliser 1M€ d’économies dès la première année d'utilisation de Procure to Pay by PhD Business Solutions...

Découvrez comment nos solutions Procure-to-Pay ont aidé la Chambre de Commerce et d'Industrie de Papeete (CCISM) à réaliser 1M€ d’économies dès sa première année d'utilisation...

Notre solution de gestion d'approvisionnement Procure to Pay permet la mise en conformité et le contrôle de vos dépenses...

Un process Achats parfaitement intégré à votre système d'informations...

Des processus d'approvisionnement maîtrisés, simples d'utilisation...

Un contrôle des dépenses sur budgets entièrement automatisée...

Un Workflow de validation conforme à votre chaine d'habilitation...

Contrôle des achats, y compris des services de gestion complexes

Une gestion des processus de paiement sécurisé et hiérarchisée...

Une Gestion Electronique de Documents (GED) parfaitement intégrée sur la globalité de votre process Procure to Pay...

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Pourquoi Automatiser votre processus Procure to Pay

Le Procure to Pay pour plus de Transparence

Il est parfois difficile pour les équipes Finance de connaitre l'état à un instant tu d'un processus en cours (endroit où se trouve une facture à un moment donné ou si un bon de commande a été rempli et reçu).

Il peut être ainsi difficile de finaliser des régularisations en temps voulu ou de résoudre des problèmes rapidement. Grâce à l'automatisation des processus P2P, la Direction financière peut gérer la méthode P2P complète sur un seul système avec une seule interface. Les directeurs financiers auront accès aux tendances et aux progrès de l'équipe en matière d'objectifs.

Le Procure to Pay pour pour l'Automatisation du processus de saisie des factures

De nombreuses factures peuvent faire l'objet d'une automatisation du process de saisie. Ainsi, les problèmes tels que les numéros de commande manquants, les fournisseurs non enregistrés, les factures en double sont moins nombreux et traités en amont avant de créer des problèmes majeurs et d'augmenter le travail en aval.

Le Procure to Pay pour pour Automatiser le processus d'approbation des factures

L'automatisation des approbations permet d'acheminer les factures par voie électronique en réduisant les délais d'approbation. Des règles complexes basées sur des hiérarchies, des rôles et des limites d'approbation modifiables peuvent être configurées pour garantir le respect des politiques de dépenses de l'entreprise.

Le Procure to Pay pour pour Automatiser le rapprochement des factures

Le rapprochement automatisé des factures, des bons de commande et des notes de réception des marchandises supprime le traitement manuel. Les technologies modernes comme l'OCR permettent de traiter directement jusqu'à 85 % des factures...

Découvrez comment nos solutions Procure to Pay aident à automatiser le Contrôle budgétaire et sécurise la gestion des dépenses chez l’Association Vaincre la Mucoviscidose…

Une parfaite intéropérabilité avec l'écosystème de votre entreprise

ERP/MRP/Systèmes Comptables & Financier

Avoir la technologie adéquate pour mettre en oeuvre l’automatisation des processus procure-to-pay et accompagner la croissance de votre entreprise est un postula de base à la réussite de votre projet.

Aujourd'hui, les ERP sont systématiquement mis en concurrence avec des solutions procure-to-pay dédiées comme Procure to Pay by PhD Business Solutions , dont la profondeur fonctionnelle et l'interopérabilité seront bien supérieures aux fonctions dites "universelles" de l'ERP... Mais la profondeur fonctionnelle n'est pas le seul point fort des solutions P2P dédiées, la simplicité d’utilisation et sa capacité à se "tordre" aux particularités de votre organisation est un élément clé d'un tel choix...

Profitez des nombreux avantages liés

à l'automatisation des processus Procure to Pay

en déployant Procure to Pay, solution logicielle experte et collaborative à destination des Directions Achats et Comptabilité

Créez les processus Procure to Pay associés à toutes vos catégories de biens et services

Ergonomie & souplesse de déploiement maximisent l'utilisation de votre solution P2P

Supprimez les dépenses hors budget et identifiez les dépenses secondaires

Minimisez la durée des traitements et supprimez tout écart entre commandes et factures

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NOS ACTUALITÉS

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gestion-electronique-de-documents.com Le portail thématique dédié à la Gestion Électronique des Documents (GED) & la dématérialisation des flux. Plusieurs fois par semaine, gestion-electronique-de-documents.com vous informe sur les tendances et actualités en partenariat avec PhD Business Solutions, leader sur le marché des solutions de Gestions des Budgets, Engagement, Achats & dématérialisation des flux.

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