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Procure to Pay : Élément pivot de la digitalisation du processus d’achats

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< 15 Min.

Procure-to-Pay : Élément pivot de la digitalisation du processus d’achats

Le Procure to Pay (P2P) embrasse l'ensemble des composants de la chaîne d'achat, de la gestion des produits indispensables à son activité, de la dématérialisation de la facturation jusqu'à son règlement. Il regroupe la globalité des processus Achats digitalisables...

Pascal Bernard

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Managing Director

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Didier Taormina

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La dématérialisation des factures est aujourd'hui un sujet clé des organisations et devient une obligation pour l'ensemble des fournisseurs de l’Etat. C'est une occasion unique pour les entreprises qui ne se sont pas encore préoccupé sur la voie de la dématérialisation de s'occuper sérieusement et rapidement de la dématérialisation de l'ensemble des processus Achats, à savoir, le Procure to Pay (P2P).

Quel objectif pour le Procure to Pay ?

 

Le procure to pay (P2P) consiste à dématérialiser l'ensemble de la chaine des flux d’achats. Il met en musique une multitude de processus, de l’envoi de la commande jusqu’à la réception des factures et l’ordre de paiement. 

Au-delà de l’automatisation des traitements et de l’optimisation de la chaine dans son ensemble, il a pour objectif de créer de la cohérence et de la sécurité en automatisant au maximum la mise à disposition des informations relatives à l'acte d'achats.

 

Une telle démarche est double :

  • En interne, celle-ci a pour objectifs de proposer un accès rapide et continu aux données des acheteurs
  • En externe, elle permet de s'ouvrir à l’écosystème de l’entreprise, en particulier ses fournisseurs.

 

La mise en oeuvre d'un projet Procure to Pay est stratégique, à la fois levier d’efficacité, de contrôle et d'économies pour l’entreprise.

Le Procure-to-Pay : Un projet transversal

 

Un projet de Procure to Pay est un projet transversal à l'ensemble de l'organisation de l'entreprise mettant en musique les services comptabilité fournisseurs, la supply chain, les achats, la trésorerie, la DSI et l'ensemble des services pouvant à instant T faire un achat. C'est un projet informatique qui est tout naturellement soumis aux règles et aux pratiques de ce dernier.

Une préparation indispensable à l'adhésion...

 

Comme tout projet informatique, transversale de surcroit, la phase de préparation est essentielle à l'adhésion globale de votre projet. Cette préparation passe tout naturellement par la constitution d’une équipe mixte et par la mise en place d’une action de communication interne structurée. Le support de la direction générale dans la mise en oeuvre d'un tel projet est essentiel.

Garantir l'engagement de vos fournisseurs

 

Dans les années 80, le projet GALIA visait à fédérer les constructeurs automobiles (donneurs d'ordres) et ses sous-traitants autour d'un protocole d'échange de données informatisées. Ce projet est sans nul doute le précurseur de ce qu'est aujourd'hui le Procure to Pay.

Dans un projet P2P, l’engagement de vos fournisseurs sera une phase critique. Afin d'éviter tout risque d'approvisionnement il est indispensable dès le début de votre projet d'identifier les fournisseurs qui seront concernés, et à les convaincre d’adhérer à votre démarche. Celle-ci aura une incidence directe sur votre relation. Cette phase d’engagement est indispensable et la réussite de votre projet reposera, entre autres, sur l’efficacité de votre communication avec eux.

Piloter l'implémentation de son projet P2P

 

Dans la phase d'implémentation de votre projet Procure to Pay, nous vous conseillons de veiller à la bonne coordination des équipes parties prenantes du projet. Pensez à intégrer les fournisseurs directement intéressés par votre projet P2P et veillez à n'avoir qu'un seul et unique correspondant technique afin d'éviter toute distorsion lors de la phase d'implémentation. 

Cette phase d'implémentation intègre un ensemble de définitions sur lesquelles il est indispensable d'être vigilant (règles de validation des factures, mise en conformité règlementaire des processus de traitement de la donnée, sécurité des pièces...).

Enfin, ne sous-estimez pas l'impact technique relative à l’alignement des procédures de l’entreprise avec celles de vos fournisseurs.

Déploiement de votre projet Procure to Pay

 

La phase d'implémentation mise en oeuvre et validée par l'ensemble des parties prenantes à votre projet, vous êtes en mesure de déployer en réel votre projet P2P. Vous pouvez à présent généraliser à l'ensemble de vos fournisseurs, sur la base d'un calendrier établi et validé avec ceux-ci votre solution.

Avec les bons outils et les bonnes équipes, la mise en oeuvre d'un projet Procure to Pay se résume à automatiser ce que l'ensemble de vos équipes interne et fournisseur réalisent manuellement depuis de nombreuses années. La mise en oeuvre d'un tel projet est source de satisfaction, de productivité et de réduction des couts. 

 

Pascal Bernard

à propos

Pascal Bernard sillonne les services Achats des grands groupes européens et PME depuis de nombreuses années. Il est convaincu par l'existance d'alternatives à la notion de "Cost-killer" qui sont des réalités qu'il a mis et continu à mettre en pratique dans ses nouvelles missions à Montréal.

Pascal Bernard

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Didier Taormina

à propos

Passionné d’ingénierie logicielle et de Marketing Stratégique Marchés/Produits, Didier Taormina a débuté sa carrière comme DSIO dans l’un des premiers groupes industriels d’Europe (Cie Financière du Valois).

Directeur Recherche & Développement, Directeur Marketing Stratéque et Directeur des Alliances au sein d'un éditeur internationnal (Sage) durant plus de 20 ans, il créé en 2014 Cymadiau, cabinet de Conseil en Marketing IT Communication & Web Design pour les Éditeurs, les Intégrateurs et les PME/PMI. En 2017, la marque MaPageSurLaToile est créée pour le développement des activités Web Marketing de Cymadiau, sur la région Bretagne.

En parallèle de ses activités, il crée et anime STRATEGIE-ACHATS, portail thématique dédié à la fonction achat dans l'entreprise pour le compte de l'éditeur PhD Business Solutions pour lequel il exerce les fonctions de Directeur Marketing & Communication en temps partagé. De plus, il anime le portail DECISION PME dédié à la transformation numérique à destination des Artisans, Commerçants, TPE & PME. 

Didier Taormina

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Procure to Pay : Les clés de la réussite de son projet...

Avant la pandémie, les stratégies visaient à gagner du temps et à réduire les dépenses. A présent, des budgets, des méthodes et des modèles commerciaux sont élaborés chaque semaine alors que les équipes financières se démènent pour maintenir l'entreprise à flot.

Pour contrôler les dépenses, de nombreux dirigeants veulent la transparence dans tous les aspects du processus financier et des recommandations basées sur les tendances et les données. Dans une telle situation, un nombre croissant de directeurs financiers cherchent à moderniser leur processus Procure to Pay.

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