Comprendre ses besoins Procure to Pay sans mettre en oeuvre des process trop rigides...

La Gestion des Achats est au coeur de la transformation digitale des entreprises. La dématérialisation des factures fournisseurs est souvent le fait déclencheur à un projet digital et les "order to cash" ou "procure to pay" ne cessent de se déclarer dans l'entreprise. L'occasion est ainsi donnée aux Achats et à la Finance de collaborer autour de projets digitaux communs puisqu'en relation directe avec les fournisseurs (relations et comptabilité).

L'intérêt d'une telle collaboration, avant même toute implémentation d'outil numérique, doit être de définir des process clairs, précis et partagés par tous. Ce qui est loin d'être facile tant les achats comportent de cas particuliers. Le maitre mot est alors : souplesse. 

Projet procure to pay - Travailler sur le pédagogie...

Afin qu'un projet de "procure-to-pay" ne se transforme pas en échec, la direction des Achats doit être consciente des enjeux financiers et des inversement que représente un tel projet. De plus, la Direction financière doit faire preuve de pédagogie en amenant le Direction des Achats vers les éléments stratégiques (paiement des fournisseurs...) alors que bien souvent les Achats se focus sur l'amont de l'acte d'Achats (recherche de fournisseur, négociation...). De ce postulat, il devient nécessaire pour la DAF d'impliquer les DA en aval des processus et de former les équipes Achats à la culture du chiffre. 

Afin de donner une fluidité toute naturelle aux processus DA/DAF, il est tout aussi nécessaire que la DAF comprenne les enjeux de la DA afin d'éviter la création de processus trop complexes ou trop rigides (accepter de prendre des risques pour permettre de sécuriser des approvisionnements, accepter de verser un plus gros acompte sur une affaire stratégique, de supprimer certaines clauses contractuelles que le vendeur refuse, tout simplement prendre un risque concernant le taux de change).

Dans un projet Procure to pay réussi, la DAF travaille de concert avec la DA pour faire sauter les blocages et aider à l'évaluation des risques. Les process construits autour d'un projet de "procure to pay" doivent donc être souples pour s'adapter aux situations particulières de chaque fournisseur, voire de chaque commande.

Projet procure to pay - Des chiffres et des lettres...

Attendre de la direction administrative et financière qu'elle aide la Direction des Achats à valoriser ses actions est légitime, car bien souvent,  la contribution et la performance des Achats n'apparait pas dans le P&L Comment valoriser une négociation tarifaire si, parallèlement, la consommation de ce produit augmente ? Comment faire valoir que la hausse de prix constatée aurait été plus importante sans l'intervention des achats ? Dans de tels cas, la DAF peut clairement aider la DA à rendre lisible sa contribution. Cela implique que la DAF est consciente des problématiques achats et ne se focalise pas sur des problématiques court-termistes.

Post valorisation des gains Achats, il devient possible de travailler à la définition des objectifs de performance achats. L'enjeu est de réussir à ne pas se focaliser uniquement sur les gains financiers à court terme. Il devient possible de créer un binôme DAF/DA au service de la performance des achats - la finance apporte les chiffres et les Achats les lettres, c'est-à-dire les commentaires sur les actions à mener.

Une collaboration exigeante avec des échanges réguliers qui demande de prendre du temps pour ne pas passer à côté d'un gain de performance possible, les achats pouvant représenter 35 % à 90 % du chiffre d'affaires d'une entreprise.