Assurer la réussite de son projet Procure to Pay

En impactant potentiellement l'ensemble de l'écosystème de l'entreprise, le sujet relatif aux bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour réussir l'implantation d'un projet Procure-to-Pay est au coeur des préoccupations de la Direction Générale, de la Direction des Achats, mais aussi de la DSI.

C'est l'enjeu pour l'entreprise, du secteur privé ou public, là ou planification de la dépense est effectuée dans des budgets contraints. La réorganisation des entreprises comme des états induit des mutations profondes. Dans certaines organisations, la fonction achat est créée, mais dans toutes entreprises, l'organisation est revue, les systèmes d'information sont optimisés et les budgets contrôlés.

Dans le secteur privé, et plus spécifiquement pour les groupes, la fonction achat y est disputée ou niveau de la Direction Générale et ces mêmes entreprises se dotent de professionnels des achats qui ont mis en place des process qualité optimisant le sourcing et le référencement fournisseur. Il s'agit dès lors pour ces groupes d'organiser les approvisionnements dans des structures multi-sites et de mettre en place le système d'information Procure to Pay.

Projet Procure to Pay - 3 étapes clés...

Anticiper des objectifs précis et une organisation interne adaptée autour de votre projet Procure to Pay - Fournisseurs référencés, contrats cadres existants... il est indispensable de définir la manière dont vont s'effectuer vos approvisionnements afin de garantir la l'exact rapprochement avec votre structure budgétaire, votre meilleur cout d'approvisionnement et votre capacité à évaluer la performance de vos fournisseurs. Quelle que soit la maturité de votre organisation, l'aide d'un expert externe pourra aider votre organisation afin de mieux définir des schémas personnalisés et de pouvoir en tirer de bonnes pratiques.

Savoir faire évoluer ou faire table raz de son SI et répondre à de nouvelles attentes - Votre projet Procure to Pay va avoir une incidence en matière d'organisation, mais aussi en matière d'exigences fonctionnelles ou technologiques. Approche processus, dématérialisation, contrôle budgétaire, mobilité, pilotage et sécurisation de l'information vont être autant de points clés qui nécessitent nécessite bien souvent de faire évoluer son système d'information, voir son changement lorsque le saut est "quantique"... Votre projet e-achats P2P ne se résume plus à "jouer" avec une microbrique fonctionnelle mal dégrossie, d'un ERP Sage ou Cegid....

Dimensionner son équipe proportionnellement à l'ambition de votre projet - L'adhésion de vos utilisateurs sera un élément déterminant dans la réussite votre projet. Par définition, un projet Procure to Pay est un projet qui prive de ses libertés les utilisateurs d'une organisation. Fini de dépenser sans compter, de ne pas aligner le prévisionnel bnudgétaire réalisé en début d'année avec les consommations réelles effectuées... Votre projet doit alors respecter des pratiques de bon sens : avoir les idées claires sur sa cible, détacher les ressources internes suffisantes pour mener à bien votre projet et penser utilisateur final. Point capital de la réussite de votre projet, un système Procure to Pay n'est performant que si l'intégralité des acteurs du processus utilise l'outil sans retenue, tout en indiquant l'exhaustivité des informations qui, in fine, servent le pilotage pour la bonne prise de décision...

Ne vous précipitez pas. Les "dinausaures" du Procure to Pay sont sur le marché depuis de nombreuses années, comme les éditeurs d'ERP d'ailleurs. Les règles ont changé, les technologies avec. Sachez que les acteurs historiques proposent des solutions éprouvées fonctionnement, mais largement "revampé" pour prendre en compte des besoins primaires comme la mobilité et la sécurité associées. Les "gros" acteurs du marché ne sont pas les plus pertinents, face à un marché du P2P qui touche aujourd'hui de plus en plus d'entreprises de taille humaine. Fini les multinationales et les grands groupes. En matière de solutions logicielles, qui peut le plus ne peut pas le moins. 

La solution logicielle Procure to Pay que vous adopterez devra être en mesure de faire la preuve de sa valeur ajoutée sur VOTRE marché (taille d'entreprise, de CA et d'organisation...).