Maîtriser la mise en oeuvre de son projet Procure to Pay

En premier lieu, il est impératif d'inclure dans votre phase de collecte des besoins (RFI - equest for information) - les éléments permettant de réunir l'information nécessaire aux Acheteurs et Prescripteurs pour sélectionner les fournisseurs par le biais de critères qualifiés d'objectifs. Souvent oubliée, cette phase permet de mettre en parallèle vos besoins et les fonctions disponibles dans votre future solution logicielle. 

Ne pas négliger la maitrise d'ouvrage...

La mise en oeuvre de votre projet Procure to Pay aura une incidence directe sur l'organisation Achats et services connexes à votre entreprise. Ne négligez pas l'accompagnement qu'il vous sera nécessaire de mettre en oeuvre tout au long de votre projet. L'assistance à la maitrise d'ouvrage se positionne entre vous - l'entreprise - et l'éditeur de la solution que vous aurez choisi d'intégrer au coeur de votre organisation.

L'assistant à la Maitrise d'Ouvrage est un expert qui sera en mesure d'apprécier pleinement dans quelle mesure l'implémentation de votre solution logicielle correspond véritablement au métier de votre entreprise. Ces experts sont en mesure de comprendre dans le détail vos besoins métiers et de réviser vos processus tout en restant dans le cadre des possibilités des fonctionnalités offertes par le système d'information Achats choisi.

L'assistant à la maitrise d'ouvrage accompagne votre transformation en activant les leviers nécessaires auprès des acteurs et directions impliqués de votre projet tout en s'assurant que votre fournisseur de solution intègre et comprend vos problématiques.

Pensez que le lancement de votre projet Procure-to-Pay est souvent la première brique d'une démarche.

Des étapes claires et définies, des objectifs connus, pour un projet réaliste...

Appréhendez l'organisation et les objectifs de votre projet Procure to Pay...

Définissez la meilleure manière dont vont s’effectuer vos approvisionnements pour garantir votre suivi budgétaire, vos meilleurs couts d’approvisionnement et votre capacité d’évaluer la performance de vos fournisseurs... 

Cette phase pourra être réalisée en vous faisant accompagner d’un expert-conseil externe à votre organisation et vous permettra de répondre aux attentes de chaque acteur de votre organisation par la proposition de schémas d'organisations et de fonctionnement personnalisés.

Faire évoluer ou faire table raz de votre solution logicielle et répondre à vos nouvelles attentes...

Dématérialisation, Contrôle budgétaire, Approche par processus, Mobilité, Pilotage, Sécurité et Confidentialité des données... autant d'enjeux et d'objectifs métiers nécessitant de faire évoluer le système d’information existant ou de faire l’acquisition d’une nouvelle solution.

Un projet stratégique nécessitant des ressources expertes...

Votre projet Procure to Pay nécessite de votre organisation une parfaite maitrise des enjeux. Détachez les ressources internes suffisantes et indispensables pour mener à bien votre projet, pensez tout au long de votre projet à l'utilisateur final. Celui-ci sera un élément clé du succès de votre projet. 

Un système Procure to Pay n'est performant que si l’intégralité des acteurs du processus utilise l’outil sans entrave, tout en indiquant l’exhaustivité des informations qui, in fine, servent le pilotage pour la prise de décision. Votre système doit être avant tout centré sur l'utilisateur final de la solution (ergonomie adaptée à chaque profil, technologie offrant sédentarité et mobilité, permettre aux managers achats de pouvoir prendre la bonne décision au bon moment en proposant à ces derniers l’entière capacité d’analyser la performance de l’organisation interne ou bien celle des fournisseurs pour mieux préparer les négociations futures...).