Comment le Procure to Pay ou P2P peut être le levier de croissance de votre entreprise...

Le Procure to Pay englobe le flux d’activités d’une entreprise s’étendant de l’achat auprès de fournisseurs, jusqu’au paiement de la facture associée. La notion de “cycle fournisseur”, intervenant en amont du “cycle clients” (ou order to cash), est souvent associée au procure to pay.

On rencontre également la dénomination de purchase to pay, ou l’abréviation P2P. Cette dernière ne doit cependant pas être confondue avec le modèle de réseau informatique Peer to peer. La définition de procure to pay va plus loin que celle d’une simple succession d’activités. Elle englobe aussi :

• l’idée de rationalisation des processus pour gagner en productivité,
• La digitalisation des processus, via l’utilisation d’outils adaptés.

Enfin, il convient de différencier le procure to pay d’une autre notion qui s’en approche sensiblement : le source to pay (ou S2P). Si le procure to pay se concentre sur les processus entre les achats et le règlement des factures fournisseur, le source to pay intègre des activités de sourcing, c’est-à-dire de recherche active et stratégique des produits et des services.

Le Procure to Pay est un processus global qui englobe une succession de multiples activités. Plusieurs étapes s’intègrent dans un workflow s'adaptant chaque structure autour de ses propres procédures (sous-étapes supplémentaires, définition du degré d'automatisation des activités...).  

• Sélection des fournisseurs (en adéquation avec la nature des biens ou services recherchés, dans le respect du budget évalué)
• L’établissement du contrat fournisseur (différentes phases de négociation visant à obtenir les conditions d’exécution et les tarifs attendus)
• La demande d’achat (confirmée et exécutée via bon de commande).
• La réception des commandes (contrôlées afin de s’assurer de leur conformité avec la demande initiale)
• Le rapprochement des factures (par les équipes comptables pour le rapprochement des factures entrantes)
• Le paiement des factures (conformément aux modalités prédéfinies)

Le Procure to Pay est un enjeu stratégique pour l'entreprise. La digitalisation des process d’achats permet une optimisation complète de la chaine de gestion des ressources internes et de la trésorerie. Le procure to Pay permet : 

• La traçabilité des dépenses en cours (bons de commande, règlements, litiges…)
• D'anticiper des délais de paiement
• De réduire le volume d’acte comptable

Les économies attendues grâce au Procure to Pay sont considérables grâce à la réduction significative de tâches administratives, souvent manuelles. Cette automatisation des processus permet ainsi aux collaborateurs de l'entreprise de se concentrer sur des tâches stratégiques, à plus forte valeur ajoutée.