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Les clés de la réussite de son projet Procure to Pay.

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< 10 Min.

Les clés de la réussite de son projet Procure-to-Pay.

La mise en place d'une solution Procure to Pay necessite de bonnes pratiques et est un sujet qui agite tout naturellement les entreprises. Non contente d'être coeur des préoccupations de la Direction des Achats, celle-ci impact toute les services et l'économie de l'entreprise...

Johanna Chenneberg

Johanna Chenneberg

Senior Consultant

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Didier Taormina

Didier Taormina

Dir. de Publication 

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Déjà présente au sein du secteur privé à l'origine sur de grands groupes d'entreprises, la fonction Achats a su gagner toutes les tailles d'entreprises. Des professionnels des achats ont mis en oeuvre les transformations indispensables à la mise en place d'un référencement fournisseur et d'un sourcing optimisé. Le procure to Pay permet ainsi d'optimiser les approvisionnements dans des structures mono ou multi-sites.

 

Mais le secteur public est aussi directement impacté par de nombreuses transformations et celui-ci se rapproche toujours plus près du privé dans tout ce qui touche aux problématiques de planification des dépenses dans des budgets toujours plus contraignants. La structuration de l’État entraine des mutations évidentes et la fonction Achat voit le jour. Les organisations évoluent face à de tels changements, les systèmes d’information prennent en compte ces nouvelles contraintes afin que les budgets puissent être contrôlés. 

Les clés de la mise en place d’un Procure-to-Pay optimisé à son organisation...

 

Définir des objectifs précis et une organisation adaptée aux changements...

La mise en place d'une solution Procure to Pay nécessite un travail en amont de toute réflexion sur le périmètre couvert. Ainsi, le référencement de vos fournisseurs et la présence de contrats-cadres sont essentiels afin de s'assurer de la bonne définition et l'optimisation des approvisionnements en adéquation avec la politique de suivi budgétaire qui sera mise en place. 

 

Phase cruciale de votre projet, les professionnels du Procure to Pay seront une aide précieuse pour vos équipes afin de proposer les schémas les plus adaptés à votre organisation. 

Identifier les évolutions ou changements clés à apporter aux outils de gestion déjà en place...

Le schéma directeur de votre réorganisation aura un impact direct sur les caractéristiques fonctionnelles, mais aussi vraisemblablement technologiques de votre système d'information - Mobilité, sécurité de l'information, Pilotage, Contrôle budgétaire.

Attention, atteindre votre objectif nécessitera peut-être l’acquisition d’une nouvelle solution de gestion.

Faire du sur mesure pour optimiser l'expérience de vos utilisateurs...

Mettre en oeuvre votre nouveau projet ne doit pas vous faire oublier les bonnes pratiques à respecter :

  • Couchez sur le papier le périmètre couvert, gains et points sensibles à surveiller,
  • Déterminez la taille de l'équipe et la nature des ressources indispensables à la réussite de votre projet,
  • Votre projet Procure to Pay doit être pensé de bout en bout utilisateur final :
    • Fonctionnellement adapté aux contraintes de chaque département
    • Une ergonomie adaptée à chaque profil,
    • Une technologie permettant sédentarité et mobilité (surtout par les temps que nous connaissons)
    • Faciliter la prise de décisions rapides et pertinentes, par sa capacité à être proactif et par la production d'indicateurs clés adaptés à chaque situation
    • Tourné vers votre écosystème en impliquant en amont de votre projet vos fournisseurs clés...

Johanna Chenneberg

à propos

Johanna Chenneberg aide depuis plus de 10 ans les entreprises à construire leur stratégie d'archivages et la sécurité autour de dleur gestion électronique de documents.

La dématérialisation des échanges et la gestion des données stratégiques de l'entreprise nécessitent de pouvoir s'appuyer sur l'expertise d'équipes rompues aux problématiques de performances et de sécurité.

GED EXperts fédère les consultants de multiples organisations pour aider l'entreprise à construire le système d'information GED le plus pertinent. 

Johanna Chenneberg

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Senior Consultant

GED EXperts

Didier Taormina

à propos

Passionné d’ingénierie logicielle et de Marketing Stratégique Marchés/Produits, Didier Taormina a débuté sa carrière comme DSIO dans l’un des premiers groupes industriels d’Europe (Cie Financière du Valois).

Directeur Recherche & Développement, Directeur Marketing Stratéque et Directeur des Alliances au sein d'un éditeur internationnal (Sage) durant plus de 20 ans, il créé en 2014 Cymadiau, cabinet de Conseil en Marketing IT Communication & Web Design pour les Éditeurs, les Intégrateurs et les PME/PMI. En 2017, la marque MaPageSurLaToile est créée pour le développement des activités Web Marketing de Cymadiau, sur la région Bretagne.

En parallèle de ses activités, il crée et anime STRATEGIE-ACHATS, portail thématique dédié à la fonction achat dans l'entreprise pour le compte de l'éditeur PhD Business Solutions pour lequel il exerce les fonctions de Directeur Marketing & Communication en temps partagé. De plus, il anime le portail DECISION PME dédié à la transformation numérique à destination des Artisans, Commerçants, TPE & PME. 

Didier Taormina

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CEO

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en déployant Procure to Pay, solution logicielle experte et collaborative à destination des Directions Achats et Comptabilité

  Créez les processus Procure to Pay associés à toutes vos catégories de biens et services

Ergonomie & souplesse de déploiement maximisent l'utilisation de votre solution P2P

Supprimez les dépenses hors budget et identifiez les dépenses secondaires

  Minimisez la durée des traitements et supprimez tout écart entre commandes et factures

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Quelles Étapes critiques la DAF doit connaître dans l'automatisation du processus Procure to Pay 

Procure to Pay : Les clés de la réussite de son projet...

Avant la pandémie, les stratégies visaient à gagner du temps et à réduire les dépenses. A présent, des budgets, des méthodes et des modèles commerciaux sont élaborés chaque semaine alors que les équipes financières se démènent pour maintenir l'entreprise à flot.

Pour contrôler les dépenses, de nombreux dirigeants veulent la transparence dans tous les aspects du processus financier et des recommandations basées sur les tendances et les données. Dans une telle situation, un nombre croissant de directeurs financiers cherchent à moderniser leur processus Procure to Pay.

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Aujourd’hui, PhD Business Solutions compte plusieurs centaines de clients et plusieurs milliers d’utilisateurs en France (Métropolitaine, DOM/TOM) et en Afrique Francophone (Sénégal, Congo, Gabon, Cameroun, Mali, Côte d’ivoire, Guinée…) sur l'ensemble de ses offres.

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