Quelles Étapes critiques la DAF doit connaître dans l'automatisation du processus Procure to Pay

Pourquoi les entreprises doivent automatiser leur processus Procure to Pay ?

L'automatisation du processus allant de l'approvisionnement jusqu'au paiement ne nécessite le changement du système d'information existant (ERP/FRP...). Il s'agit au contraire d'essayer de tirer parti des nouvelles technologies afin d'optimiser les achats d'une organisation, de l'approvisionnement jusqu'au paiement de ses biens et services. La principale difficulté d'une organisation est d'avoir une vue d'ensemble de son activité. Les entreprises qui ont modernisé leurs processus Procure to Pay avec succès bénéficient de nombreux avantages...

Un gain de temps inestimable...

L'automatisation du processus Procure to Pay prend en charge les tâches manuelles qui consomment du temps tel que l'impression, la numérisation, le classement et la saisie manuelle des données. En outre, les factures sont acheminées pour approbation, évitant ainsi aux collaborateurs de courir après les signataires. Plus de 85% des factures sont ainsi automatiquement rapprochées, de sorte que la Direction Comptable et Financière ne gère que les factures dites "d'exceptions". Cette automatisation crédite mécaniquement du temps et permet aux différents services de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Une réelle réduction des dépenses...

La modernisation du processus Procure to Pay donne un regard objectif des performances de l'entreprise. Il permet des achats budgétés en ayant un contrôle total des dépenses tout en étant capables d'effectuer des achats auprès de fournisseurs ciblés et éviter les dépenses non conformes. il est de plus possible de maitriser les paiements anticipés ou les frais de retard. L'ensemble de ces éléments permettent à la Direction Financière de mieux négocier, d'éviter la surfacturation et de déployer de meilleures stratégies autour des dépenses.

Minimiser les risques d'erreur...

Outre les économies de coûts, le risque d'erreur est considérablement minimisé. Dans les cas où la procédure est complètement automatisée, l'erreur humaine est entièrement éradiquée. Les exemples d'erreur humaine dans un processus P2P traditionnel incluent le paiement d'un montant incorrect, des factures en double et bien plus encore.

Une traçabilité maitrisée...

Les Directions Financières manquent souvent de transparence dans le déroulement de leur processus financier. Beaucoup d'entre eux n'ont aucune idée de l'endroit où se trouve une facture à un moment donné ou si un bon de commande a été exécuté et reçu. Il peut être difficile de terminer des régularisations en temps et en heure ou de résoudre les problèmes rapidement. À l'aide d'une solution logicielle dédiée à la gestion du Processure Procure to Pay, dédié à l'automatisation de la chaine d'approvisionnement jusqu'au paiement, la Direction financière peut gérer l'ensemble du processus de bout en bout.

Une gestion automatisée de la facturation...

Tous les types de factures peuvent être digitalisés de manière automatique. Le traitement automatisé des factures via numérisation et reconnaissance de caractères OCR facilitée l'attribution et l'approbation de celles-ci afin de ne gérer au final que les exceptions. Les problèmes tels que les numéros de bon de commande manquants, les fournisseurs non enregistrés, les factures en double, sont arrêtés à la source avant de générer des problèmes...

Automatiser l'approbation des factures...

L'automatisation des approbations permet aux factures d'être acheminées électroniquement afin de minimiser les délais d'approbation. Des règles complexes basées sur des hiérarchies, des rôles et des limites d'approbation modifiables peuvent être configurées pour garantir le respect des politiques de dépenses de l'entreprise. L'automatisation du flux de travail peut également permettre le routage d'approbation entre les sociétés multi-entités.

Automatiser le rapprochement des factures...

L'appariement automatisé des factures, des bons de commande et des bons de réception des marchandises supprime tout traitement manuel. Les technologies d'OCR permettent de traiter directement jusqu'à 95% des factures à rapprocher.

Aujourd'hui, les solutions de gestion du processus Procure to Pay s'intègrent parfaitement au système d'information en place. Il garantit une vision granulaire de la méthode P2P complète ainsi qu'une piste d'audit pour chaque transaction. L'analyse des rapports permet aux responsables financiers de suivre et d'améliorer constamment les méthodes opérationnelles P2P et d'augmenter les méthodes opérationnelles tout en fournissant des rapports de fin de mois précis et opportuns.

Plus de 85% des directeurs financiers considèrent l'automatisation et la technologie numérique comme la meilleure opportunité d'améliorer l'efficacité opérationnelle, l'expérience client et la capacité d'innovation. Mais surtout, dans de tels moments, la technologie peut offrir une assurance et une stratégie pour régir les dépenses et contenir les dépenses en fournissant des informations pertinentes.